Nezapomeňte už nikdy na nic

Sázíte na dobrou paměť a nepotřebujete si nic psát? Trápí Vás myšlenky, které se objeví v nesprávnou chvíli? Pak čtěte dál.

Nápady chodí, kdy se jim zachce

Známe to všichni. Sedíte v autobuse na cestě z práce a vzpomenete si, že jste měli někomu poslat důležitý mail. Ale to do zítra počká, že?  A kdy si na to vzpomenete znovu? Zítra po cestě autobusem domů …

Je to možná jen zvláštní náhoda, ale mozek si vždy vybaví nějaký nápad nebo myšlenku ve chvíli, kdy s ní nemůžete nic dělat. Proto je důležité si všechny poznámky a myšlenky někam napsat. Je vcelku jedno, jestli využijete starý notes a tužku nebo aplikaci na chytrém mobilním telefonu. Hlavní je si vše zapisovat a mít tak prázdnou hlavu. Je jedno, jak moc je myšlenka důležitá, to můžete posoudit pak.

Procházejte své poznámky

Každé ráno si vezměte seznam svých zapsaných poznámek, přečtěte si je a rozhodněte se, co uděláte dnes, co zítra, co je naprostá blbost a co necháte v seznamu na někdy potom. V našem ukázkovém příkladu si všimnete, že jste chtěli někomu poslat mail a odešlete jej hned.

Máte tak po ruce seznam všeho, co Vás včera napadlo, co chcete nebo musíte udělat a to vše bez toho, aniž byste si vše museli pamatovat, spoléhat se na svou paměť a zatěžovat hlavu.

Žába (ne)má smysl

Jako žábu lze jednoduše označit úkol, který je už dlouho odkládaný a na který se Vám nechce ani myslet. Takových žáb má každý několik a tak je dobré si na každý den vzít jednu a dělat to tak dlouho, dokud se jich nezbavíte. Takový úkol by měl mít nejvyšší prioritu a měl by být první, na který se ten daný den vrhnete.

Takovou definici obsahují všechny knihy o plánování úkolů a GTD. Ale co když nejste úplně pánem svého času?

Například máte jako žabí úkol „Porýt zahradu a zasadit brambory“ a měli byste se mu tedy věnovat jako prvnímu. Takže podle definice vstanete ve čtyři ráno, abyste stihli porýt zahradu a zasadit brambory, protože v sedm už musíte být na pracovišti? Zdá se Vám to šílené? Mě taky a proto …

Používejte priority (dle potřeby)

Představte si třeba svůj seznam úkolů nějak takto (seřazen dle priorit):

  1. Povysávat
  2. Zajet nakoupit
  3. Odevzdat prezentaci
  4. Nakrmit hada
  5. Pokecat s kolegou

Přítelkyně Vám vyhrožuje, že pokud nevysajete, vyhodí Vás z domu a tak má tento úkol jednoznačně nejvyšší prioritu. To zní logicky. A tak díky podobnému uspořádání budete sedět půl dne v práci a při každém pohledu do úkolovníku uvidíte takový záznam na prvním místě bez ohledu na to, že s ním aktuálně nemůžete nic udělat.

Naproti tomu poznámka o pokecu s kolegou, která se v práci vyřeší skoro sama, bude zašitá někde dole a bude si vyloženě koledovat o to, aby jste ji přehlédli.

Jako zaměstnanec s pevnou pracovní dobou si tedy určuji priority úkolů podle doby, kdy lze úkol splnit a tak by můj seznam mohl vypadat následovně.

  1. Odevzdat prezentaci
  2. Pokecat s kolegou
  3. Zajet nakoupit
  4. Povysávat
  5. Nakrmit hada

V takovém případě se na mě hrnou úkoly přesně v takovém pořadí, v jakém jsem schopen je plnit.

Emaily

Emaily jsou v každém podobném systému narušitelem a záleží jen na způsobu Vaší práce, jak je možné se s tímto narušitelem vypořádat.

Pokud Vám emailem chodí jen nesmysly, je možné je ignorovat. Pokud Vám přijde jeden mail denně se zadáním práce, nebude takový problém si ten mail přepsat (nebo přeposlat) do úkolovníku a mít tak vše na jednom místě.

Jestliže jste denně zavaleni důležitými zprávami, nevyhnete se vedení dvojího seznamu. Jeden Vámi psaný a druhý v emailové schránce.

Remember the milk

Remember the milk je názve systému, který používám pro vedení úkolů. Umožňuje jejich rozdělení do seznamů, třídění dle priorit, nastavení deadline, nastavení lokací, chytré seznamy na základě vyhledávacích kritérií a mnoho dalšího. Kromě velmi příjemného webového rozhraní disponuje i aplikací pro všechny známé mobilní platformy.

K nalezení je na adrese: https://www.rememberthemilk.com/

A pokud jste se dočetli až sem, napište si poznámku, že si máte koupit notes, tužku a začít si vše psát.

Sdílejte tento příspěvek s přáteli.
Kategorie:

Komentáře

Loading Facebook Comments ...

Okomentovat

No Trackbacks.